Thư Mời Đối Với Visa Kinh Doanh Ngắn Hạn C-3-4: Hướng Dẫn Toàn Diện
Nếu bạn đang lên kế hoạch mời các đối tác quốc tế hoặc khách hàng quan trọng đến Hàn Quốc, việc điều hướng quy trình xin visa có thể khá phức tạp. Một cuộc trò chuyện gần đây với một khách hàng đã làm nổi bật sự bối rối xoay quanh thư mời cho visa ngắn hạn C-3-4. Đạt được một cuộc họp kinh doanh là một thành tựu đáng kể, nhưng nếu giấy tờ của bạn không đầy đủ, bạn có thể gặp phải nguy cơ bị từ chối visa – điều này có thể gây tổn thất nặng nề cho bất kỳ nỗ lực kinh doanh nào. Lãng phí thời gian với thông tin không chính xác có thể làm nguy hiểm đến các hợp đồng quan trọng. Bài viết này nhằm giải thích rõ ràng về visa ngắn hạn C-3-4 và cung cấp một ví dụ cụ thể về cách viết thư mời thành công.
Hiểu Về Visa Kinh Doanh Ngắn Hạn C-3-4
Visa C-3-4, hay còn gọi là visa kinh doanh ngắn hạn, cho phép những người nước ngoài lưu trú tại Hàn Quốc trong một khoảng thời gian hạn chế khi tham gia vào các hoạt động thương mại.
Các hoạt động nào có thể thực hiện?
- Nghiên cứu thị trường
- Tư vấn kinh doanh
- Đàm phán hợp đồng
- Các hoạt động thương mại quy mô nhỏ
Ai có thể xin visa này?
- Những cá nhân nước ngoài được các công ty hoặc tổ chức Hàn Quốc mời.
- Những người đến với mục đích thương mại rõ ràng, chẳng hạn như thảo luận hợp đồng hoặc tham dự các cuộc họp.
Thời Gian Lưu Trú
Khách tham quan có thể lưu trú tối đa 90 ngày.
Lưu ý quan trọng! Visa C-3-4 chỉ dành cho các hoạt động kinh doanh. Việc tham gia vào lao động có trả lương là hoàn toàn bị cấm. Vi phạm quy định này có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng cho cả người nước ngoài được mời và công ty Hàn Quốc mời.
Soạn Thảo Thư Mời
Một trong những tài liệu quan trọng nhất trong hồ sơ xin visa C-3-4 là thư mời. Thư này là lời giải thích chính thức về lý do bạn mời cá nhân nước ngoài, và các chi tiết của nó cần phải rõ ràng.
Thông tin cần có trong thư mời:
-
Thông tin người mời (bên Hàn Quốc)
-
Tên công ty
-
Tên đại diện
-
Số đăng ký kinh doanh
-
Địa chỉ
-
Số điện thoại
-
Thông tin người được mời (bên nước ngoài)
-
Họ và tên
-
Quốc tịch
-
Số hộ chiếu
-
Ngày sinh
-
Công ty và vị trí công tác
-
Mục đích và lịch trình chuyến thăm
-
Tránh các cụm từ mơ hồ như “thương thảo kinh doanh”. Thay vào đó, hãy chỉ rõ, ví dụ: “thảo luận điều khoản hợp đồng xuất khẩu cho sản phẩm OO và tiến hành tham quan nhà máy.”
-
Trình bày lịch trình chi tiết từ khi đến cho đến khi rời đi theo định dạng bảng để tăng tính rõ ràng.
-
Cam kết trở về
-
Đảm bảo rằng người được mời cam kết trở về nước ngay sau chuyến thăm.
-
Điều quan trọng là bao gồm một tuyên bố như: “Trong trường hợp ở lại trái phép, người mời sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn.”
-
Con dấu công ty
-
Con dấu chính thức của công ty phải được dán lên để xác thực tính hợp lệ của tài liệu.
Mẫu Thư Mời
Tôi, [Tên bạn], đại diện của [Tên công ty bạn] tại [Thành phố, Hàn Quốc] (Số Đăng Ký Kinh Doanh: 123-45-67890), xin trân trọng mời cá nhân nước ngoài như sau:
Thông tin người được mời:
- Tên: John Smith
- Quốc tịch: Ấn Độ
- Số hộ chiếu: X12345678
Mục đích và Thời gian chuyến thăm:
- Mục đích: Thảo luận cuối cùng về hợp đồng nhập khẩu thiết bị bán dẫn OO và tham dự trình diễn kỹ thuật.
- Thời gian: Từ ngày 10 tháng 11 năm 2025 đến ngày 15 tháng 11 năm 2025 (Tổng cộng: 6 ngày).
Cam kết trở về: Người được mời cam kết sẽ trở về nước theo lịch trình đã nêu, và nếu có bất kỳ trường hợp ở lại trái phép nào tại Hàn Quốc, công ty chúng tôi sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn.
Ngày: Ngày 1 tháng 10 năm 2025
[Con dấu công ty]
[Tên bạn]
[Vị trí của bạn]
Những Điều Cần Lưu Ý
Tài liệu hỗ trợ cho mục đích nhập cảnh: Chỉ việc cung cấp thư mời là không đủ. Bạn nên đính kèm các tài liệu bổ sung như hợp đồng dự thảo, chứng từ về các tương tác kinh doanh trước đây và các email liên quan để tạo uy tín.
Lịch sử ở lại trái phép: Nếu người được mời có hồ sơ về việc ở lại hoặc làm việc trái phép, việc xin visa gần như là không thể. Cần phải kiểm tra tình trạng của họ trước.
Uy tín của công ty mời: Có thể yêu cầu cung cấp tài liệu chứng minh hoạt động bình thường của doanh nghiệp bạn. Bạn nên chuẩn bị sẵn đăng ký kinh doanh, chứng nhận thuế và hồ sơ giao dịch.
Trên hết, hãy nhớ rằng thuyết phục viên chức xét duyệt visa về sự cần thiết của chuyến thăm là điều quan trọng nhất. Tất cả tài liệu nên phục vụ cho mục tiêu này.
Kết Luận – Những điểm chính
Đừng căng thẳng về visa kinh doanh ngắn hạn C-3-4! Hãy giữ cho cách tiếp cận của bạn đơn giản với ba nguyên tắc cơ bản sau đây:
- Định nghĩa rõ ràng mục đích kinh doanh
- Trình bày thư mời chi tiết và các tài liệu hỗ trợ
- Đảm bảo cả người mời và người được mời đều đáp ứng đầy đủ tiêu chí đủ điều kiện
Bằng cách tuân thủ những nguyên tắc này, bạn có thể đảm bảo đơn xin visa thành công và cơ hội kinh doanh quý giá.
Tư Vấn Chuyên Gia
Nếu bạn vẫn thấy quy trình soạn thảo thư mời gặp khó khăn hoặc cần giúp đỡ trong việc điều hướng quy trình xin visa phức tạp, đừng ngần ngại liên hệ để được trợ giúp từ chuyên gia. Một tài liệu được hoàn thiện kém không nên gây nguy hiểm cho doanh nghiệp của bạn.
👉 Yêu cầu Tư vấn Chuyên Gia Riêng
Thông tin này dựa trên các hướng dẫn tính đến tháng Năm và tháng Chín năm 2025 và chỉ nhằm mục đích tham khảo chung. Để có các thắc mắc riêng, vui lòng truy cập vào Thông báo Tư vấn 1:1. 👉 Đăng ký Tư vấn Online